case study organisatie
Direct contact met Siilo
AGIK is ‑met meer dan 1200 leden- dé specialistische werkgroep voor interventiecardiologie, en maakt deel uit van de Duitse onderzoeksorganisatie voor Cardiologie (DGK), een organisatie die bestaat uit meer dan 10.000 cardiologische specialisten uit heel Duitsland.
Uitdaging: Veilige digitale communicatie in heel Duitsland
Het decentrale karakter van AG IK maakte het uitdagend om leden te verbinden en up-to-date te houden. Digitale kanalen zijn essentieel om met leden te communiceren en ze betrokken te houden. Echter traditionele media, zoals e‑mail en fax, zijn zelden de meest efficiënte manier en kennen belangrijke beperkingen; ze zijn bijvoorbeeld niet in staat om live discussies te faciliteren, leden snel op de hoogte te brengen de nieuwste protocollen en kennisuitwisseling te bevorderen.
Doordat de toenemende aandacht voor de bescherming van patiëntgegevens, zagen medische en wetenschappelijke organisaties zoals AGIK zich genoodzaakt om op zoek te gaan naar manieren om de communicatie te verbeteren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat de patiëntgegevens veilig en beschermd zijn. Net zoals bij alle andere digitale oplossingen, moest de oplossing waar AGIK naar zocht voldoen aan de GDPR en de specifieke regelgeving van de gezondheidszorg.
De oplossing: Een veilige messenger voor de zorg
Sinds 2019 gebruikt AGIK Siilo om te communiceren met haar leden in heel Duitsland. AGIK heeft voor Siilo gekozen omdat Siilo aan alle beveiligings- en compliance behoeften voldoet; zoals end-to-end versleuteling van berichten, een beveiligde camera, veilige dataopslag, volledig compliant is aan de GDPR-wetgeving en ISO-270001 gecertificeerd is. Bij de introductie van Siilo binnen AGIK, maakten al meer dan 10.000 Duitse medische professionals gebruik van Siilo Messenger, waaronder ook leden van AGIK.
AGIK heeft samen met het team van Siilo een organisatiespecifieke Siilo-omgeving ingericht met unieke discussiefora: ‘tegels’. AG IK gebruikt momenteel vijf tegels om met haar leden te communiceren:
In de tegel “Casuïstiek” bespreken leden uit het netwerk patiënten uit de klinische praktijk met behulp van de ‘casusfunctie’ Deze helpt gecompliceerde casussen binnen een chatgesprek te bediscussiëren zonder het algemene verloop van het gesprek te verstoren. Zo ontstaat asynchrone samenwerking en kennisuitwisseling. De persoon die de casus oorspronkelijk heeft geplaatst, kan deze later exporteren en als pdf opslaan in het EPD.
Elke AGIK-tegel heeft een uniek doel. “Hotspots” wordt gebruikt om leden op de hoogte te houden van wijzigingen in protocollen of richtlijnen, om nieuwe onderzoeken te bespreken en/of nieuwe apparatuur / onderwerpen in interventiecardiologie te delen. “Infobord” wordt gebruikt voor algemene informatie over de organisatie als geheel. Via de tegel “Agenda” worden leden op de hoogte gehouden van nieuwe trainingen en congressen, en onder “Sponsor” worden leden en sponsoren in het zonnetje gezet.
In Siilo kunnen leden van AG IK onbelemmerd op zoek zijn naar collega’s met specifieke specialisaties. Via de besloten ledenlijst en asynchrone berichtenuitwisseling vinden leden snel een second opinion en bevestiging van hypotheses bij hun collega’s.
Siilo stelt DPO’s en systeembeheerders in staat om te monitoren hoe het platform door de leden gebruikt wordt. Hierdoor wordt inzichtelijk welke tegels het meest waardevol zijn voor leden, en kunnen nieuwe manieren worden geïdentificeerd om het netwerk te ondersteunen.
Resultaat: Een digitale community van Duitse cardiologen
Tussen januari en juni 2020 hebben de 1.200 leden van AG IK elke maand gemiddeld 1.140 berichten uitgewisseld, waarin ze van alles bespraken van patiënten, hun praktijk tot aan onderzoek en gewijzigde protocollen. Daarnaast worden in het AGIK Siilo netwerkt elke maand gemiddeld 65 patiënt casussen besproken, waarbij belangrijke informatie werd gedeeld over de juiste aanpak van uitdagende patiënten en situaties om zo tot het beste resultaat te komen. Doordat AGIK een eigen Siilo organisatienetwerk heeft geïmplementeerd, vinden er dagelijks nuttige discussies plaats, met de mogelijkheid om laagdrempelig te leren en kennis uit te wisselen gericht op alledaagse klinische situaties.
Het netwerk van AGIK is verre van statisch en zal de manier waarop Siilo in de toekomst wordt gebruikt blijven ontwikkelen. Op basis van feedback van de leden zullen in de loop der tijd verbeteringen worden doorgevoerd. Het AGIK bestuur heeft al een verbeterpunt gevonden: een mentorsysteem, dat kan worden gebruikt om kennisuitwisseling binnen de organisatie te verbeteren en formaliseren. Dit wordt vooral voor jongere leden een waardevol hulpmiddel, omdat zij zo directe toegang krijgen tot een schat aan informatie en ervaring binnen AGIK.
Het gebruik van Siilo heeft AGIK in staat gesteld om effectief en veilig met haar netwerk van interventiecardiologen in heel Duitsland te communiceren en de communicatie veiliger te maken. De inzet van een asynchrone messenger heeft het contact tussen de organisatie en haar leden versterkt en de samenwerking tussen de leden onderling bevorderd. Hierdoor delen collega’s elke dag hun kennis en expertise, met als het ultieme doel om de zorg voor hartpatiënten in heel Duitsland te verbeteren.