case study
Gestroomlijnde ketenzorg bij Rivas
‘Veel collega’s gebruikten Siilo al. De logische vraag was: hoe kunnen we de app nog efficiënter inzetten?’
Rivas Zorggroep is een grote regiopartner (regio Gorinchem) die ketenzorg levert. Je kunt bij hen terecht in het Beatrixziekenhuis, maar ze bieden onder meer ook wijkverpleging, revalidatie en woonzorg. Een organisatie als deze heeft baat bij continue onderlinge afstemming tussen de zorgpartners en zoekt vanzelfsprekend steeds naar vernieuwing op dit gebied.
Een casus is eenvoudig aangemaakt
Bregje van den Heuvel, Projectleider
‘Het initiatief om de afstemming over patiëntenzorg verder te stroomlijnen kwam uit de werkgroep communicatie, waarin huisartsen en specialisten deelnemen,’ vertelt Projectleider Bregje van den Heuvel. ‘Toen we daarover met elkaar in gesprek gingen bleek dat veel collega’s onderling al Siilo gebruikten. ‘De vraag ging daarmee heel snel van: “Wat kunnen we doen?” naar “Hoe kunnen we Siilo nog efficiënter inzetten?’
Laagdrempelig contact
‘De verwijsbrief is een vrij officieel document. Onderling telefoneren is effectief mits je elkaar op het juiste moment aan de lijn krijgt. Met Siilo vind je elkaar sneller. Vragen zijn snel gesteld, een casus eenvoudig aangemaakt en de persoon aan de andere kant reageert wanneer het hem of haar uitkomt. Dat Siilo daarnaast volledig veilig voor medische data-uitwisseling is, was voor Rivas doorslaggevend.’
Spelregels
Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van het project zijn de afspraken die er over het gebruik van de app zijn gemaakt. ‘We hebben afgesproken dat de app niet voor spoedeisende gevallen wordt gebruikt. Hiervoor pakken we nog steeds de telefoon,’ vertelt Bregje van den Heuvel. ‘Na 19:00 uur en in de weekenden delen we geen casussen. Iedereen heeft rust nodig en geen spoed is geen spoed. Een andere stelregel is dat we binnen twee dagen reageren, al gebeurt dat meestal al op dezelfde dag.’
‘Door goed samen te werken en af te stemmen, realiseren huisartsen en specialisten de juiste zorg op de juiste plaats voor hun patiënten. Siilo ondersteunt hierbij en daarom was het een logische stap om de app extramuraal in te zetten. Met succes. Inmiddels doen 38 huisartsenpraktijken en 11 specialismen (vakgroepen) mee. We zitten nu op zo’n 500 consulten. Organisatiebreed sturen we zelfs ruim 650.000 berichten per maand via Siilo. Dat aantal is projectoverstijgend, maar je kunt wel stellen dat intern messagen een succes is.’
Sparren
Sacha Smits, Huisarts
Deelnemend huisarts Sacha Smits is enthousiast over het project. ‘Siilo gebruiken is heel fijn. Het maakt samenwerken met specialisten laagdrempeliger. Het is vervelend om gestoord te worden als het je niet uitkomt. Siilo kun je gebruiken wanneer je er tijd voor hebt. Dat werkt twee kanten op. Als ik zelf moet bellen is het telefonisch consult vaak te omslachtig. Eerst bellen met de assistente, dan wachten tot je er doorheen komt, vervolgens alles doorgeven voor de mededeling dat je teruggebeld wordt…’ Het zijn frustraties die iedereen in de zorg herkent en die met de groeiende druk op het systeem alleen maar groter worden.
‘Dat ik nu altijd toegang heb tot één of meer specialisten helpt mij om een doorverwijzing nog sterker te onderbouwen,’ zegt Sacha Smits. ‘Al gebruik ik Siilo soms ook ter bevestiging van iets waarover ik toch nog twijfels heb. Dan is het fijn om te kunnen sparren. Van de patiënten ervaar ik dat zij het prettig vinden dat er met een specialist overleg is. Zij voelen zich serieus genomen. Ook als een patiënt zowel bij een specialist als bij ons in behandeling is, kun je snel bij elkaar terecht. Dit helpt echt in de afstemming en continuïteit van de zorg. Een mooie bijkomstigheid is dat ik veel opsteek door met andere casussen mee te lezen. Door Siilo regelmatig te gebruiken groeit mijn begrip en doe ik steeds meer kennis van zaken op.’
Uitgelichte casus
Huisarts Sacha Smits ziet een jonge patiënte die zwanger is. Via een echo wordt vastgesteld dat zij een trombose in een spatader in de knieholte heeft. De vraag rees of het behandelen van de trombose, bijvoorbeeld met Heparine-injecties, tegen het risico ervan opwoog. Sacha nam telefonisch contact op met een internist, maar die kon geen definitief uitsluitsel geven. Via Siilo zette zij de vraag gemakkelijk door naar een dermatoloog, die stelde dat behandeling in dit stadium niet nodig was. Met deze conclusie werd de inzet van een preventieve en invasieve behandeling met bloedverdunnende medicatie voorkomen. Een ander voordeel van het meedenkconsult met specialisten was dat een doorverwijzing niet nodig was. Huisarts Sacha Smits volgde de patiënte vanuit haar praktijk.
Organisatienetwerk
Lisa de Waal, Business Developer Siilo
Lisa de Waal was vanuit Siilo betrokken bij het project. ‘Samen met projectleider Bregje van den Heuvel hebben we de wensen en doelen geïnventariseerd,’ vertelt ze. ‘Een essentieel onderdeel van deze wensen was dat Rivas een eigen organisatienetwerk kreeg. Dat heeft Siilo speciaal voor hen aangemaakt, zodat iedereen binnen het netwerk elkaar direct kan vinden. Zorgprofessionals bij Rivas maken hierbinnen zelf groepen aan voor multidisciplinaire trajecten.’
‘Hoe meer zorgmedewerkers Siilo Messenger gebruiken, hoe groter het gedeelde voordeel voor de organisatie. Een nieuw medium introduceren kost natuurlijk tijd. Maar met een duidelijke communicatie- en adaptatiestrategie waarin de waarde en werkwijze van Siilo voor iedereen werd duidelijk gemaakt, ging de integratie bij Rivas erg vlot. Bregje speelde hierbij een belangrijke rol door als projectleider het aanspreekpunt te zijn voor vragen. Daarnaast heeft zij collega’s en partners ook persoonlijk benaderd over deelname.’
Betere patiëntenzorg
Door die actieve promotie én de voordelen van het eigen organisatienetwerk, is niet alleen het aantal gebruikers bijna verdubbeld, maar zien we ook een enorme groei in de onderlinge interactie. Het aantal gedeelde berichten per maand is verbazingwekkend. Voor Siilo is dit een belangrijke casus, waarin we duidelijk zien wat onze bijdrage aan een efficiënte communicatie doet, en vooral één waarin we zien hoe we samen met Rivas Zorggroep de patiëntenzorg verbeteren.’