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Erfahrungsberichte

KRH Hannover führt Siilo für interne Kommunikation in Echtzeit ein

Das Klinikum Region Hannover (KRH) ist eines der größten kommunalen Klinikunternehmen Deutschlands und der größte Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen in der Region Hannover. Die Klinikgruppe mit 3400 Betten und rund 8500 Mitarbeitern versorgt pro Jahr rund 135.000 Patienten stationär und 160.000 ambulant.

** photo credit to Stefan Gallwitz

Die Herausforderung: Alle Mitarbeiter mit internen Neuigkeiten erreichen 

Die weltweite Ausbreitung von COVID-19 machte deutlich, dass ein dringendes Bedürfnis nach schneller Kommunikation besteht. Da es immer schwieriger wurde, alle Mitarbeiter über die neuesten COVID-19-Statistiken, Behandlungsstrategien und Krankenhausprotokolle auf dem Laufenden zu halten, suchte die Kommunikationsabteilung des KRH unter der Leitung von Steffen Ellerhoff nach Möglichkeiten, um die Mitarbeiter zu schützen und informiert zu halten. Sowohl der monatliche Print-Newsletter als auch das Desktop-Intranet-Programm des KRH waren aufgrund der langsamen, statischen Verbreitung von Informationen nicht effektiv genug.

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Jeder Mitarbeiter wusste, dass COVID-19 auch ihn/​sie betreffen wird, deshalb gab es ein großes Informationsbedürfnis: Wo gibt es Veränderungen? Wie schütze ich mich selbst? Wie schütze ich Patient/-innen oder Kolleg/-innen?’ Wir mussten diese Fragen auf einem Weg beantworten, der sowohl für jedermann leicht zugänglich war als auch leicht aktualisiert werden konnte, wenn sich die Informationen änderten.”
Steffen Ellerhoff, Bereichsleiter der Unternehmenskommunikation des KRH, Pressesprecher der Arbeitsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser e.V. (AKG)

Herausforderungen

  • Erhöhter Informationsbedarf aufgrund von COVID-19
  • Rechtzeitige Verbreitung interner Nachrichten
  • Erreichen von Mitarbeitern ohne Desktop-Zugriff

Die Lösung: Eine mobile Plattform, um interne Neuigkeiten zu teilen

Siilo, der sicherer Messenger für das Gesundheitswesen, wurde bereits im Urologischen Bereich des KRH-Klinikums Robert Koch Gehrden unter Prof. Dr. Florian Fuller eingesetzt, um die interne Teamzusammenarbeit zu verbessern und die Patientenversorgung mit externen Zuweisern zu koordinieren. Der Datenschutzbeauftragte des KRH, Christian Säfken, überprüfte und bestätigte, dass Siilo die Sicherheitsanforderungen erfüllt: Wir haben Siilo geprüft und für den Einsatz durch sowohl medizinisches Personal, als auch Verwaltungsmitarbeiter für sicher befunden. Besonders wichtig ist uns, dass Siilo ein europäisches Produkt ist und die Daten dezentral auf den Geräten der Nutzer gespeichert werden.”

Nachdem Steffen Ellerhoff die Effektivität von Siilo als Kommunikationsinstrument in anderen Bereichen des KRH gesehen hatte, erkannte er dessen Potenzial für die Herausforderung, vor der sein Team stand. Die Einfachheit der App macht Siilo so benutzerfreundlich”, erklärte Ellerhoff. Wir können Informationen direkt für alle leicht auffindbar hochladen und Ärzte oder Krankenschwestern können in Echtzeit darauf antworten, wie auf jede andere Textnachricht.” Die zahlreichen Sicherheitszertifizierungen von Siilo, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der PIN-Code-Schutz, neben anderen Funktionen zum Schutz von Patienteninformationen, machten Siilo als interne Kommunikationslösung umso attraktiver.

Die Mitglieder des KRH erhalten über Siilo nun Neuigkeiten, Nachrichten und Anrufe direkt auf ihre Mobiltelefone. Die Plattform beinhaltet Diskussionsforen und Pinnwände, sogenannte Kacheln, innerhalb welcher Ellerhoffs Abteilung Informationen direkt an die Mitglieder des KRH senden kann. Diese Kacheln umfassen Folgendes:

  • Kontakte, ein umfassendes Verzeichnis aller Mitarbeiter, die ohne Angabe persönlicher Kontaktdaten kontaktiert werden können
  • KRH News, um interne Updates zu Initiativen und Richtlinien bekanntzugeben
  • Termine, um Einladungen und Erinnerungen zu internen Veranstaltungen, Kursen usw. zu veröffentlichen
  • Corona News, um Aktualisierungen im Zusammenhang mit COVID-19, wie z.B. die aktuelle Patientenzahlen zu teilen
  • Corona F&A, ein interaktives, für alle Mitarbeiter einsehbares Forum, in dem jeder öffentlich Fragen stellen und Antworten geben kann

Das Siilo-Team half der Unternehmenskommunikation dabei, die Siilo App zeitnah einzurichten und unterstützte beim Erstellen der Kacheln, bei der Schulung von Abteilungsmitarbeitern im Umgang mit der App und beim Eingliedern von Mitgliedern in die Plattform. Wir haben sehnsüchtig darauf gewartet, so eine Lösung an den Start zu bringen”, sagt Ellerhoff. Das Siilo-Team war schnell, ansprechbar und verlässlich, dies sorgte für einen reibungslosen Implementierungsprozess und hat maßgeblich zu unserer Entscheidung für Siilo beigetragen.”

Lösung

  • Organisationsweites Siilo-Netzwerk
  • Siilo als mobiles Intranet” für interne Nachrichten
  • Ein einziges Tool für vielfältige Zwecke

Ergebnis: gut informierte Mitarbeiter

Innerhalb von nur drei Monaten nach der Nutzung durch die Interne Kommunikationsabteilung, haben die Mitarbeiter des KRH bereits 178.300 Nachrichten ausgetauscht und kritische Informationen wie Hygienerichtlinien und die Anzahl der COVID-19-Patienten geteilt. Das Siilo Netzwerk des KRH vereint 770 aktive Mitglieder aus sowohl medizinischen als auch administrativen Abteilungen.

Siilo ist ein einfaches, niederschwelliges Mittel, das dabei helfen kann, existierende Lücken zwischen medizinischen und administrativen Mitarbeitern zu überbrücken”, sagt Ellerhoff. Er empfiehlt, dass Organisationen bei der Einführung von Siilo berücksichtigen sollten, was ihre Mitarbeiter wissen wollen und welche Unterstützung sie benötigen. Es ist wichtig, eng mit Vertretern aus Medizin und Verwaltung zu kommunizieren, damit es auf ihre unterschiedlichen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Wie kann Ihre Organisation Siilo für die interne Kommunikation einsetzen?

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Siilo Ihrem Team helfen kann, reibungslos und sicher zusammenzuarbeiten? Setzen Sie sich hier mit uns in Verbindung.