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case study

Wie die KAVA Siilo für schnellen und direkten Austausch nutzt

Die Königliche Apothekervereinigung Antwerpen (KAVA), zählt mehr als 1300 ApothekerInnen aus Antwerpen und der Region Flandern zu ihrem Verband. Seit Anfang des Jahres nutzt die KAVA Siilo, um mit ihren Mitgliedern zu kommunizieren und um den Austausch der Apotheker sowohl untereinander, als auch mit anderen medizinischen Fachkräften in der Umgebung anzuregen.

Das Problem: Ineffiziente Kommunikation zwischen KAVA und Apothekern

Newsletter und Ankündigungen per E‑Mail oder Brief zu verschicken bot der KAVA keine Möglichkeit für interaktive Kommunikation mit ihren Mitgliedern. Auch für Krisenmanagement erwiesen sich diese Medien eher als problematisch und veraltet. Deshalb entschied sich die KAVA, nach einer zukunftssicheren Kommunikationsplattform Ausschau zu halten. Idealerweise sollten sich hier ihre Apotheker schnell und sicher über Patientendaten austauschen und mit der KAVA in Kontakt treten können und vice versa.

Nico Capriau
Bei unserer Suche nach einer Alternative zu E‑Mails und kommerziellen Messengern haben wir gemerkt, dass viele unserer Apotheker schon Siilo Nutzer sind und sich aktiv dort austauschen. Dies hat die Einführung auf der Verwaltungsebene natürlich enorm erleichtert.”
Nico Capriau, Leiter Fachliche Unterstützung KAVA

Die Lösung: Informationen abteilungsübergreifend teilen

Siilo hat ein privates KAVA Netzwerk für den Verband eingerichtet, in dem nun wichtige Informationen mit allen Mitgliedern über die Siilo App geteilt werden. Um mehr Kontrolle und Struktur in diese Art der Kommunikation zu bringen, hat die KAVA Diskussionsforen, sogenannte Kacheln’, erstellt. In diesen Kacheln können Informationen, je nach Themen geordnet und gesammelt werden. 

Die KAVA hat sich für die folgenden vier Kacheln entschieden: Kontakte”, Termine”, Neuigkeiten” und Los geht’s”. Der zuständige Admin des KAVA Netzwerks kann die Kacheln und deren Inhalt steuern, indem er beispielsweise ausgewählten Nutzern erlaubt in bestimmten Kacheln zu posten während andere Nutzer nur’ lesen oder antworten können. 

Bernard De Ruyck
Siilo Connect ermöglicht uns Erinnerungen an unsere Mitglieder zu versenden. Zudem nutzen wir es auch als eine Art digitalen Sammelplatz für wichtige Dokumente und Neuigkeiten. Zum Beispiel teilen wir laufend die aktuellsten Vorschriften über Medikamentenverordnungen oder auch unsere Richtlinien für den Gebrauch und den Umgang miteinander auf der Siilo App.”
Bernard De Ruyck, Leiter Information & Innovation KAVA

Das KAVA Netzwerk in der Siilo App ergänzt die bereits genutzten Kommunikationsmittel des Verbands perfekt, da es den direkten Austausch zwischen den Apothekern und der KAVA ermöglicht. Nico Capriau, Leiter der fachlichen Unterstützung der KAVA, teilt häufig Neuigkeiten, dringende Ankündigungen und Termine mit Hilfe der verschiedenen Kacheln und regt so zu Diskussionen unter den Nutzern an. Deren Input und Meinungen wird nicht nur gehört’ sondern auch aktiv in die Prozesse der KAVA mit einbezogen, wie beispielsweise bei der Optimierung der allgemeinen Richtlinien.

Als die Pandemie in Europa begann, fragte KAVA ihre Mitglieder über die Siilo App, welche Corona-Sicherheitsmaßnahmen sie in ihren Apotheken einsetzen. Knapp 100 Apotheker teilten ihre Tipps und veranschaulichten diese mit Hilfe von Fotos und Videos. Von den zahlreichen Antworten konnten die anderen Nutzer enorm profitieren und so einen besseren Schutz für sich selbst und ihre Kunden gewährleisten. Ohne das KAVA Siilo Netzwerk wäre die direkte Kommunikation und der daraus resultierende unmittelbare Wissensaustausch dieser Dimension nicht möglich gewesen.

Philippe Van Reeth
Mit Siilo haben Apotheker endlich ein datenschutzkonformes Tool um mit KollegInnen zu kommunizieren. Darüber hinaus kann man über die App mit Fachkräften außerhalb der KAVA in Kontakt treten. Das Beste ist jedoch, dass wir als Verband KAVA enger denn je mit unseren Mitgliedern verbunden sind und uns schnell mit ihnen und anderen Dienstleistern kurzschließen können.”
Philippe Van Reeth, Vorsitzender KAVA

Das Ergebnis: Angeregter Austausch auf beiden Seiten

Die Zahl der aktiven Siilo Nutzer innerhalb der KAVA stieg in den ersten beiden Monaten der Pandemie um 300%. Im Durchschnitt versenden die Mitglieder des Netzwerks zusammen rund 40.000 Nachrichten monatlich. Auch innerhalb der Kacheln findet ein reger Austausch statt. Die Apotheker nutzen Siilo als Sprachrohr, um sich Gehör bei der KAVA Verwaltung zu verschaffen und sich gegenseitig in ihrer Arbeit zu inspirieren. 

Nico Capriau und Bernard De Ruyck sind gemeinsam verantwortlich für das Management des KAVA Netzwerks in der Siilo App und freuen sich über die positiven Reaktionen der Apotheker. Mit Siilo Connect hat die KAVA, laut den beiden, einen besseren und schnelleren Zugang zu seinen Mitgliedern:

Nico Capriau
In einer Diskussionsrunde passiert es oft, dass sich Mitglieder uneinig sind und ganz neue Aspekte aufkommen. Diese Diskussionen bereichern auch uns in der Verwaltung. Wir nehmen sie als wichtigen Input mit in unsere Besprechungen. Siilo hat es uns ermöglicht, einen Einblick zu erhalten, der uns sonst verwehrt geblieben wäre.”
Nico Capriau, Leiter Fachliche Unterstützung KAVA

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